Chuẩn bị trước khi thực tập;
Chuyện xưng hô;
Chào hỏi công ty;
Nhận nhiệm vụ;
Choáng đời;
Thông tin đời sống cá nhân;
Giao tiếp trong khoảng thời gian lặng;
Tập để ý - nâng tầm lên Tinh ý;
Trách nhiệm của ai?;
Nụ cười;
Bảo mật - Dấu vân tay và chế độ đãi ngộ.
Chuẩn bị trước khi thực tập
Linh được báo kết quả nhận thực tập từ Ex. Co. khá gấp. Một ngày sau đi thực tập luôn và được yêu cầu chuẩn bị hồ sơ cá nhân. Lúc nhận điện, Linh nghĩ: Hồ sơ cá nhân gồm cái gì vậy? Mình nộp CV bản cứng rồi cơ mà, CV đầy đủ thông tin lắm rồi mà T.T??.
Hóa ra hồ sơ cá nhân là thế này. :< Cơ mà mình chưa chuẩn bị gì cả. Giấy tờ gốc để ở quê hết rồi, còn phải công chứng, xin dấu đủ thể loại nữa. Lục lại cặp giấy tờ cá nhân, thấy còn sót lại 1 bản bằng tốt nghiệp cấp III công chứng kèm mấy tờ photo CMTD ngả vàng từ thời năm nhất, năm hai.
Do chuẩn bị không kịp, mình đã xin gửi hồ sơ đầy đủ vào tuần sau.
🎁 Kinh nghiệm rút ra: Luôn chuẩn bị sẵn vài bộ hồ sơ cá nhân công chứng để sử dụng khi cần thiết. Giấy tờ photo ra luôn là loại giấy tốt, dày, màu trắng tinh.
Chuyện xưng hô
Linh nhỏ tuổi nhất Ex. Co. nên chỉ cần xưng "em" tuốt với các anh chị. Nhưng xưng em với một người hơn mình độ 30-40 tuổi là một chuyện hơi khó thích ứng. Linh tự hỏi mình nên lễ phép xưng cháu - chú, cháu - bác, hay nên giống các anh chị trẻ tuổi xưng em - anh? Nếu là ở Sài Gòn, chuyện "có vẻ tế nhị" như thế này sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
Trước mắt, Linh đã chào "chú" Thắng - GĐ Nhân sự của Ex. là anh như mentor của mình - chị Lý. :D
Trong một lần trả lời comment trên post của chị Đặng Thanh Vân (lúc này mình đang làm trợ lý cho chị), sau khi xưng em - anh với 1 học viên, mình nhận ra "anh" ấy là cựu đàn anh cùng trường, nói đúng hơn là "đàn chú" :3 , mình nửa đùa, nửa thật gọi "chú" thì "chú" ấy cũng tếu tếu lại nói: Trợ lý chị Vân xưng hô thế này là không được, em phải đi học lại chị Vân đi.
Vì sao người đi làm rồi lại muốn cân tuổi hết thành ngang ngang vai vế nhau vậy nhỉ? Quy tắc xưng hô phân cấp từ trước tới giờ trong xã hội Việt Nam là gì? Cách giáp - cách 1 bậc?
Ngày bé tí, Linh đi cùng bố mẹ ra ngoài mà gặp người lớn là sẽ phải đoán tuổi, đoán xưng hô để chào. Ừm, người này mặt già hơn bố một chút, chào là bác. Người này mẹ gọi là em, vậy thì ta chào là cô. Người này vừa già gấp mấy lần mẹ, mẹ lại xưng là tôi - bà, mình chào là cụ nhỉ? Ơ, không phải rồi, mẹ bảo chào là bác cơ. =(((( hầyy~
🎁 Kinh nghiệm rút ra: Bạn hãy tự rút ra cho bản thân cái gọi là Lịch sự chuẩn mực trong xưng hô tại Đây nhé.
Sau khi mình chào anh Thắng, mình lại thấy mentor còn lại của mình - chị Lương - chào là "thầy" và xưng "em". :"((
Nhiều lúc chính gió cũng không biết nên xoay theo chiều nào.
📩 Câu hỏi và Ngẫm: Bộ quy tắc ứng xử nội bộ/ Mục: Xưng hô?
Ex. Co. đã có chưa nhỉ? Các công ty, tổ chức khác có quy định về vấn đề này không và như thế nào?
Chào hỏi công ty
Ma mới mon men đến công ty nên chào hỏi như thế nào nhỉ? Trái cây? Bánh ngọt? Ừm, nhưng mình đâu rõ hiện tại công ty có bao người đâu, thế nào là ít là nhiều? Mà tự dưng vác mặt đến, mang đồ đến lại phiền giờ anh chị đang làm việc thì có vấn đề gì không? Mình đã quyết định để chuyện chào hỏi này lại sau hôm nay để hiểu hơn về văn hóa và không khí làm việc, giao tiếp tại Ex. Co.
12h55 mình có mặt vì chị Lương nói 13h là giờ làm việc ca chiều. Gặp chị Lương ngay cửa công ty nên mình chào chị, được chị dẫn luôn lên tầng 5 để đợi chị Lý ăn trưa về. Màn chào hỏi chẳng khó khăn như mình nghĩ vì thực sự thì khi lên phòng chẳng phải chính thức chào hỏi ai cả. Phòng khá rộng, phân kín khu bàn cho các bộ phận. Người thì đeo tai nghe, gõ máy tính toành toạch, người cúi sát mắt vàn màn hình đọc tài liệu, người lại nằm xoài ra bàn ngủ trưa. Chị Lương dẫn mình ra một bàn làm việc trống, giới thiệu mình với anh ở bàn kế bên, mình cũng chỉ cười và nói chào anh thôi.
🎁 Kinh nghiệm rút ra:
Nên hỏi nhỏ anh chị mentor của mình về văn hóa chào hỏi của công ty trước khi đến cho đỡ bối rối và bỡ ngỡ.
Nên đến sớm trước 15' để chỉnh trang lại trang phục. (Tất nhiên bạn phải dự tính thời gian ở nhà chuẩn bị tài liệu, lap top, thời gian quần áo, make-up, lấy xe, khóa cửa nhà, thời gian đi đường trước đó nữa rồi.)
📩 Câu hỏi và Ngẫm: Công ty thông báo về sự có mặt của nhân viên mới như thế nào? Có phân loại sự chào đón cho các cấp bậc nhân viên - quản lý?
Vấn đề Truyền thông nông bộ?
Nhận nhiệm vụ
Chị Lương tuyên bố: Hôm nay em giúp chị soạn hồ sơ, văn bản hợp đồng nhé?
Mặc dù bên ngoài biểu hiện của Linh vẫn rất bình tĩnh và đón nhận, nhưng mắt Linh tròn như mắt nai, đầu Linh quay loạn lên: OMG TT.TT Soạn thảo văn bản ư? Mình chưa tìm hiểu mấy cái quy cách soạn thảo hợp đồng các kiểu. Không biết chị có cho xem bản mẫu không nhỉ? Mình mà mần trên mạng mấy cái quy định này nọ thì chắc mất quá nửa tiếng là cái chắc. Mình còn gõ phím 4 ngón nữa chớ. Biết bao giờ mới xong. Ôi mất mặt quá!! Huhu~~
Hóa ra, công việc đầu tiên được giao là sắp xếp, lưu trữ lại hồ sơ nhân sự trong mấy tháng gần đây. Hiuhiu~, trái tim bé nhỏ của tôi, tôi chán tôi quá đi mất.. =((
Trước khi làm việc, chị Lý cho Linh xem file excel HR Information của Ex. Co. Nhân sự của công ty có hơn 100 người, có cả chi nhánh tại HCM. Xem riêng sheet Current Data thôi mà cũng thấy hoảng vì sự đồ sộ của nó. Nhìn chị Lương thao tác trên màn hình, chỉ dẫn các lệnh, lọc thông tin, Linh nghĩ ngay đến việc tối nay về phải mần lại tất cả các hàm, các lệnh trên Excel, không thì sau này chị bảo làm lại không rành. :<
Linh được chị Lương chuyển xuống phòng Lễ tân ngồi xử lý đống giấy tờ lộn xộn đó. Lúc chị Lương chạy đi lo việc khác, có điện thoại gọi đến quầy Lễ tân, Linh khá bối rối, không dám nhấc lên nghe. Nhấc lên, người đầu dây bên kia hỏi những điều mình không biết, không nắm rõ thì sao? Cuối cùng lại vẫn phải bảo họ gọi lại sau hoặc cho thông tin để Ex. liên lạc lại. Thôi thì kệ cho nó kêu tiếp đi. =(((
May mà chị Lương lại xuất hiện, chị hỏi sao mình không nghe máy luôn? và chạy đến nhận điện. Linh chỉ biết cười trừ thôi. Chị Lương nghe xong lại chạy lo nốt việc. Linh ngồi làm thêm một lát lại có điện thoại =.=, đành nhấc lên nghe, vừa chào đầu dây: Công ty Ex. Co xin nghe! thì một chị gái giọng Sài Gòn bên đó đã nhỏ nhẻ tuôn một tràng các thông tin mình chưa có trong đầu. Định thần lại, Linh giải thích là quản lý máy bên mình đi vắng. Linh xin SĐT, Tên Công ty, Cần liên lạc với ai, hẹn 10' sau có người liên lạc lại, sau đó cảm ơn, cụp máy. Vừa hay chị Lương quay lại, Linh chuyển note cho chị.
Linh sau đó được chị hướng dẫn cách nghe điện, lấy thông tin ra sao.
Tên người gọi:.....
Công ty:....
SĐT:...
Đang làm việc/ Cần liên hệ với ai, bộ phận nào, chi nhánh nào tại Ex. Co.:.....
(Có thể cung cấp số máy lẻ của nhân sự đó nếu cần)
Vậy là khỏi sợ điện thoại kêu rồi :3
À, tự dưng nhớ ra KH của công ty cũng có người nước ngoài. Phải chuẩn bị một kịch bản nhận điện trước thôi. Xem tại Đây.
🎁 Kinh nghiệm rút ra:
Trước khi đi làm, nên nắm thạo các kỹ năng tin học văn phòng, các quy định soạn thảo văn bản điển hình. Luyện tập thường xuyên để nhớ.
Sẽ hơi bị "khớp" khi được cung cấp quá nhiều thông tin. Nhưng đừng lo lắng, mentor của bạn luôn hiểu bạn sẽ không thể nhớ rành được ngay lúc đầu tiên. Chắc chắn anh ấy/ chị ấy sẽ hướng dẫn lại cho bạn kỹ lưỡng hơn vào dịp khác. Nhưng cũng đừng lơ mơ khi nhận thông tin, hãy lọc các tiêu điểm chính để nhớ và hiểu.
Luôn chuẩn bị tinh thần cho các tình huống bất ngờ nhất. Có thể Linh sẽ "được điểm" nếu chủ động nhận điện ngay từ cuộc đầu tiên.
Luôn mang quyển sổ note nhỏ và bút theo khi làm việc vì bạn có thể cần ghi chú nhanh gì đó.
Còn tiếp... Theo dõi tại Đây!
-KHL
-
0 nhận xét:
Đăng nhận xét