Thứ Sáu, 18 tháng 12, 2015

[1st] Thực tập/ Lơ ngơ và nóng bừng - Lát 3

  Hôm nay 15*C. Mùa đông năm nay lạnh hơn mùa đông năm ngoái nhiều lắm.

Chuẩn bị trước khi thực tập;
Chuyện xưng hô;
Chào hỏi công ty;
Nhận nhiệm vụ;
Choáng đời;
Thông tin đời sống cá nhân;
Giao tiếp trong khoảng thời gian lặng;
Tập để ý - nâng tầm lên Tinh ý;
Trách nhiệm của ai?;
Nụ cười;
Bảo mật - Dấu vân tay và chế độ đãi ngộ.



   Trách nhiệm của ai?
   Khách đến, Linh bấm cửa tự động, cười tươi tiêu chuẩn, hỏi han lấy thông tin, mời khách ngồi. Chị Lương đi qua, liền tạt vô quầy gọi nội bộ, báo cho người cần gặp. Mọi người đi tới đi lui gần bàn của khách. Không ai mời nước khách cả, ai cũng bận lo việc mình. Linh đã tự hỏi: Trách nhiệm tiếp khách là của ai? Chị Lương - nhân viên Hành chính Lễ tân? Nhân sự hẹn gặp với khách? Hay một đứa mới lơ ngơ đến thực tập chưa đầy 2-3 tiếng, chưa rành cả cái nhà vệ sinh để tráng cốc ở đâu?
Cũng tầm 3 phút sau, chị nhân sự hẹn khách đã xuống, tuy nhiên chị cũng trao đổi khá vội vã với bác khách, không để ý đến vấn đề nước nôi mời mọc. Trao đổi tầm 5-6 phút, chị chào bác, quay ra bảo Linh bấm cửa để bác khách về.

 🎁 Kinh nghiệm rút ra:
Khi bản thân đã có thể để ý đến vấn đề nhỏ như thế này, Linh nên chủ động làm để hỗ trợ mọi người. Nói là "nhỏ" nhưng thực ra cũng không nhỏ đâu, rất quan trọng đối với việc gìn giữ hình ảnh, thương hiệu của công ty, ảnh hưởng đến đánh giá của KH về cái gọi là dịch vụ chăm sóc KH. Đừng đợi phân chia xem đó là Trách nhiệm của ai?, vì lúc đó, công ty đã rất có thể mất đi một KH lớn tiềm năng, mất đi thêm nhiều cơ hội hớp tác trong tương lai, chỉ vì sự căn ke, hay sự thụ động của bạn rồi.
Cũng giống như chuyện nhận điện ở phần 1 và chuyện để ý từ những điều nhỏ nhất ở phần 2 của [1st] Thực tập, 2 chữ "chủ động" và "tinh ý" này, Linh thực sự cần coi trọng hơn nữa. Làm việc trong tâm thế mình là một phần của công ty, cùng vinh, cùng nhục; hãy luôn làm việc hết mình bằng tâm!

   Nụ cười
   Là nụ cười của bác bảo vệ...
Khi lần đầu tiên đến Ex. Co. phỏng vấn, bác bảo vệ đã ra đón niềm nở, giữ xe cho Linh, hỏi han Linh. Đến lần hai là đi thực tập buổi đầu này cũng vậy, nụ cười của bác ngay từ cửa công ty làm cho Linh có tinh thần "chiến đấu" hơn rất nhiều.
   Là nụ cười toe khoe răng của anh Tuấn. Anh vẫn nhớ Linh, chủ động tiến đến hỏi han, động viên Linh. Mặc dù Linh chẳng biết nói lại gì cả, nhưng lúc đó cũng xúc động lắm, cảm thấy rằng ngày đầu tiên thực tập mọi thứ thật tốt đẹp. ^^
   Là nụ cười của chính bản thân khi một mình đi thang máy. Bất ngờ quay ra thấy gương mặt căng thẳng, mệt mỏi, ìu xìu của bản thân, Linh vỗ vỗ 2 má cho tươi tỉnh lại, mắt lấp lánh và cười thật tươi. Trông có sức sống và xinh đẹp hơn biết bao! :D

  🎁 Kinh nghiệm rút ra:
   Nụ cười luôn tạo ra cảm hứng và sức sống cho người xung quanh và chính bản thân bạn. Hãy luôn tươi cười, đừng ngần ngại. Tuy nhiên không cần phải gồng gắng cười vui vẻ nếu bạn thực sự quá mệt mỏi, vì lúc đó, cười sẽ là một sự hành xác đớn đau cho tâm bạn đấy.

   Bảo mật - Dấu vân tay và chế độ đãi ngộ

-KHL❤-

[1st] Thực tập/ Lơ ngơ và nóng bừng - Lát 2

  Hôm nay 15*C. Mùa đông năm nay lạnh hơn mùa đông năm ngoái nhiều lắm.

Chuẩn bị trước khi thực tập;
Chuyện xưng hô;
Chào hỏi công ty;
Nhận nhiệm vụ;
Choáng đời;
Thông tin đời sống cá nhân;
Giao tiếp trong khoảng thời gian lặng;
Tập để ý - nâng tầm lên Tinh ý;
Trách nhiệm của ai?;
Nụ cười;
Bảo mật - Dấu vân tay và chế độ đãi ngộ.



   Choáng đời
   Biết là trên đời này có nhiều người giỏi hơn mình rồi nhưng hôm nay soạn hồ sơ mới thấy quanh mình toàn là cao thủ với cao cao thủ T.T , Linh cứ cảm thấy bị bé tí đi khi ngó nghiêng qua qua mấy chục cái bản CV khủng này. Có anh kết quả ĐH chỉ trung bình khá, nhưng thành thạo 2 thứ tiếng. Có chị chỉ có bằng tốt nghiệp của khóa học chính quy ngắn hạn của trường gì gì đó, thế mà cũng khiến Linh "ngất" với mấy chục các thể loại chứng chỉ xịn hẳn hoi của các bên đào tạo về chuyên ngành của chị, chưa kể level ngoại ngữ và kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật trước đó chứ. Rồi thì các mức lương đàm phán từ vị trí nhân viên thôi cũng đã 600-700$ rồi.
   Bốn năm nữa, Linh sẽ như thế nào? Mười năm nữa, sẽ thế nào? Sẽ có một cô bé thực tập nào đó ngưỡng mộ và thầm gọi Linh là cao thủ như thế chứ?... Còn bây giờ, Linh của thực tại là một con bé đầu to 21 tuổi, kinh nghiệm làm việc lon ton, ngoại ngữ giao tiếp chả ra làm sao. Lập kế hoạch chiến ngoại ngữ nghiêm túc tại Đây.

   Còn một chuyện khá choáng nữa. Quầy lễ tân có ngăn khéo đựng các thể loại dấu đỏ đóng văn bản. Linh thấy có mấy anh chị ra ra vào vào lục ngăn kéo lấy dấu, đóng "cộp cộp" nhoay nhoáy. Không biết các anh chị ấy có nắm rõ quy chuẩn đóng dấu không nhỉ? Chị Lương nói sẽ hướng dẫn mình sử dụng các con dấu này sau. Nhưng trước hết thì mình cũng sẽ tìm trước thông tin và tổng hợp tại Đây đã. :D Thật là nhiều thứ phải học.

🎁 Kinh nghiệm rút ra:
   Kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc đã quan trọng rồi, nhưng ngoại ngữ còn quan trọng gấp mười. Có thể bạn chưa có kinh nghiệm, nhưng chỉ cần có ngoại ngữ tốt là bạn đã qua vòng vé xe nhanh chóng rồi.
   Chủ động học hỏi các thứ nhỏ nhặt, nó sẽ thành vấn đề "tO" nếu bạn không nắm rõ đấy! (như việc đóng dấu đúng chuẩn chẳng hạn ;)

   Thông tin đời sống cá nhân
   Trong vài lúc bâng quơ nói chuyện với chị Lương hay anh chị khác, Linh hơi ngần ngại khi muốn hiểu hơn về các anh chị. Cũng có thể là quá sớm để biết về mọi người một cách "deeply" hơn trong ngày đầu đi làm thế này.
<Con ghét nhìn thấy chúng nó ăn hỏi, áo dài xúng xính khoác tay mẹ chúng nó rồi nghiêng đầu 1 cái, cười. Con ghét chúng nó kể một vài mẩu chuyện mẹ con chúng nó nói gì với nhau rồi post lên. Con ghét đứa nào khoe mẹ chúng nó lên fb như con hồi xưa hay làm. Con cảm thấy chúng nó ăn cắp hạnh phúc của con. Con cảm thấy bị cuộc đời, bị tất cả những ng này chiếm đoạt !!!
Mẹ có thể, vài ngày một lần, cho con mơ thấy mẹ vuốt tóc con được không. Cho con mơ thấy mẹ cười, hay trách mắng gì con cũng được. Thiếu mẹ hơn trăm ngày thôi con đã ko chịu được. Thiếu mẹ cả đời này thì con biết sống sao? Có những đêm con thao thức vì cái cảm giác trống trải, cố mấy con cũng ko thể tự ru mình, con thực lòng không thấy bình yên...>
Đó là một đoạn ngắn trong stt dài dài của 1 Fb friend. Mặc dù Linh không phải là người đăng lên wall của mình quá nhiều thông tin cá nhân, thông tin về gia đình, nhưng mỗi lần định đăng lên cái gì vui vẻ chút là cũng sẽ nghĩ đến nỗi buồn của bạn ấy. Thật vui là bạn vẫn sống rất tích cực, trừ những đêm đêm rầu lòng như vậy.
Linh sợ câu chuyện mình khơi ra sẽ đi theo một hướng không kiểm soát, không phù hợp với hoàn cảnh, hoặc đẩy mình vào thế khó xử. Trong lúc đợi thang máy chạy xuống, Linh hỏi: Chị Lương không vội đi đón em bé ạ? Chị bảo: Không, em ạ, ở nhà có ông bà đón cháu rồi. - Ông bà nội hay là...? - Ông bà ngoại, em à. - À vâng...
Đến đó cũng không dám hỏi sâu thêm nữa vì đầu óc Linh đang suy diễn một vài hướng - kiểu nếu là thế thật thì khó xử cho câu chuyện của cả hai chị em.

🎁 Kinh nghiệm rút ra:  Hãy để tình cảm và mối quan hệ phát triển đến giai đoạn "deep" thì hẵng chia sẻ, hỏi han về những gì thuộc về "deep". Trong mối thân tình, tất cả những gì - từng có vẻ là khó xử - sẽ là sự chia sẻ gần gũi, xúc động nhất.



   Giao tiếp trong khoảng thời gian lặng
   Anh Tuấn - TGĐ của Ex. Co nhìn thấy Linh ngồi quầy Lễ Tân, anh tiến đến và hỏi han, động viên. Linh chào anh, cười rõ tươi như hoa mặt trời, vâng vâng dạ dạ và rồi chả biết nói cái chi nữa trong khi anh vẫn đứng đó. hiuhiu~.. Linh gọi đó là "khoảng thời gian lặng" đấy. Linh đành cắm mặt vào đống giấy tờ vậy.
   Rồi sau sau đó, khi xuống phỏng vấn ứng viên trong phòng họp xong, anh Thắng bước ra ngoài, nhìn quanh quanh phòng sảnh Lễ tân, sau đó nhìn đến Linh. Cùng lúc Linh ngẩng mặt lên khỏi đống giấy tờ. Linh gật đầu cười chào anh ấy và rồi lại ôm việc tiếp. Anh vẫn đứng đó, cách chỗ Linh ngồi khoảng 2-3m và không di chuyển trong vòng 2 phút. Ôi, không khí tĩnh lặng - trong cái sảnh chỉ có hai người nỏ có chủ đề trao đổi...~~

 🎁 Kinh nghiệm rút ra: Linh chưa biết phải xử lý chuyện này như thế nào cho ổn hơn nữa. Có lẽ đây không phải là một vấn đề quan trọng, có thể Linh chỉ cần phải xử lý cảm xúc và dòng suy nghĩ lan man không ổn định của mình thôi. Trong giờ làm việc, việc ai người nấy làm, không cần thiết phải cười nói linh tinh gì đó, phải không nhỉ?
Aiiiza~, Linh sẽ còm xuống phía dưới nếu Linh có cách xử lý vấn đề này hợp lý hơn nhé.

   Tâp để ý - nâng tầm lên Tinh ý
   Lúc chị Lý bê tập lưu trữ hồ sơ nhân sự gốc ra để chỉ cho Linh, Linh phải vận công cả não để nhớ lại cách mở đóng mấy loại file càng cua, file còng nhẫn, còng bật lung tinh các thể loại.
   Chị Lý in tài liệu, máy in kết nối tại chỗ, nhưng đặt ở khu khác trong phòng. Linh vừa nghe chị hướng dẫn, vừa đưa mắt tìm chỗ máy in đang phát ra tiếng kêu. Nó cũng ngay gần cửa ra vào thôi, nhưng quả thật lúc đầu Linh không hề để ý thấy nó, dù ở vị trí rất dễ nhìn.
Đang in thì màn hình máy hiển thị hết giấy, Linh nhanh chân đi ra, lấy thêm một xếp giấy, tỉa giấy cho tách mép (học của mấy bác ngoài hàng photo đó ^^) rồi nhét vô máy in và khởi động tiếp lệnh chạy. Cũng may ở nhà có máy in cá nhân y như thế này nên mới biết cách hành động nhanh chóng vậy chứ.
   Khi đi lại trong công ty, sàn có khu trải thảm và không trải thảm, mấy bạn nữ đi giầy cao gót phải để ý nhé. Đi lại khu vực không trải thảm cần nâng cao gót, hạ bước nhẹ nhàng, tránh gây tiếng ồn khó chịu đối với người xung quanh.
 
   Lúc xếp hồ sơ vào file lá (file sơ mi áo), chỉ biết thầm cảm ơn bạn trai. hiuhiu~ Có một hôm qua công ty bạn trai chơi, anh nhờ mình xếp giấy tờ vào file lá, Linh cũng chẳng để ý gì đâu, giấy tờ để xuôi cùng một hướng rồi cứ thế nhét vô mấy file lá đó. Xong "đại sự" được giao, Linh hơn hớn đi nghịch trò khác. Lúc anh quay ra, thu các file lá lại để cho vào tập lưu trữ, anh gọi Linh lại, chỉ cho Linh thấy mình xếp sai như thế nào. Nó cũng rất đơn giản thôi, nhưng không để ý thì lúc làm lại sẽ cảm thấy mình rất "ngu dân" ấy. Xem cách "giải ngu" ở Đây ạ. =(((
Hơn nữa, đối với việc sắp xếp hồ sơ nhân sự, cần phải xếp giấy tờ theo thứ tự liệt kê ở bản thống kê ngoài cùng. Điều này sẽ giúp người lấy giấy tờ lẻ trong tệp hồ sơ dễ dàng - khi chỉ cần xem stt của giấy tờ cần tìm, sau đó đếm đầu ghim giấy đến đúng stt đó và lấy.
Khi xếp file lá vào tập lưu trữ, luôn xếp file lá có mã số từ nhỏ nhất vào trước rồi mới dần dần đến mã số lớn nhất. Vì khi mở tập lưu trữ ra, file trên cùng luôn là file của nhân sự mới nhất - không cần mất công lộn lại một tập file lá để nhét file mới nhất xuống dưới cùng.
 
  Trong lúc làm việc, Linh có để ý thấy anh Thắng nhắc chị Lương xếp lại các thiết bị trong phòng họp cho hợp lý để đường dây điện trông vào không bị vướng mắt, lộn xộn. Chị Lương đã nghĩ đến việc cắt thảm để luồn dây điện xuống dưới rồi, chẳng qua là chưa gọi người đến làm được. Người làm hành chính nhân sự luôn phải để ý cách bố trí phòng một cách tối ưu, phù hợp nhất.

🎁 Kinh nghiệm rút ra:
   Làm quen với các văn phòng phẩm, các thiết bị VP cơ bản (như máy in, máy scan, máy photo, máy chiếu,...) trước khi đi làm. Đừng để "càng cua" dọa bạn sợ toát mồ hôi hột. Đừng để mình bị lơ ngơ khi ai đó nhờ bạn lấy một bút dấu dòng hay một bìa 1 kẹp. Nếu có thể, hãy đến quán café xin học cách dùng máy pha chế cà phê, máy rửa bát, máy hút bụi, lò nướng, lò viba. Hay Linh làm 1 video hướng dẫn cụ thể nhỉ?
   Sắp xếp giấy tờ, lưu trữ hồ sơ một cách hiểu người sử dụng hồ sơ nhất. Đặt mình vào vị thế của người mở tập lưu trữ, tìm giấy tờ cần thiết, bạn sẽ biết mình phải làm thế nào.
   Luôn sắp xếp vị trí các đồ vật trong nội thất phòng một cách thuận tiện, gọn ghẽ nhất.

Còn tiếp... Theo dõi tại Đây!
-KHL❤-

[1st] Thực tập/ Lơ ngơ và nóng bừng - Lát 1

  Hôm nay 15*C. Mùa đông năm nay lạnh hơn mùa đông năm ngoái nhiều lắm.

Chuẩn bị trước khi thực tập;
Chuyện xưng hô;
Chào hỏi công ty;
Nhận nhiệm vụ;
Choáng đời;
Thông tin đời sống cá nhân;
Giao tiếp trong khoảng thời gian lặng;
Tập để ý - nâng tầm lên Tinh ý;
Trách nhiệm của ai?;
Nụ cười;
Bảo mật - Dấu vân tay và chế độ đãi ngộ.


   Chuẩn bị trước khi thực tập
   Linh được báo kết quả nhận thực tập từ Ex. Co. khá gấp. Một ngày sau đi thực tập luôn và được yêu cầu chuẩn bị hồ sơ cá nhân. Lúc nhận điện, Linh nghĩ: Hồ sơ cá nhân gồm cái gì vậy? Mình nộp CV bản cứng rồi cơ mà, CV đầy đủ thông tin lắm rồi mà T.T??.
Hóa ra hồ sơ cá nhân là thế này. :< Cơ mà mình chưa chuẩn bị gì cả. Giấy tờ gốc để ở quê hết rồi, còn phải công chứng, xin dấu đủ thể loại nữa. Lục lại cặp giấy tờ cá nhân, thấy còn sót lại 1 bản bằng tốt nghiệp cấp III công chứng kèm mấy tờ photo CMTD ngả vàng từ thời năm nhất, năm hai. 
Do chuẩn bị không kịp, mình đã xin gửi hồ sơ đầy đủ vào tuần sau.

🎁 Kinh nghiệm rút ra: Luôn chuẩn bị sẵn vài bộ hồ sơ cá nhân công chứng để sử dụng khi cần thiết. Giấy tờ photo ra luôn là loại giấy tốt, dày, màu trắng tinh.

   Chuyện xưng hô
   Linh nhỏ tuổi nhất Ex. Co. nên chỉ cần xưng "em" tuốt với các anh chị. Nhưng xưng em với một người hơn mình độ 30-40 tuổi là một chuyện hơi khó thích ứng. Linh tự hỏi mình nên lễ phép xưng cháu - chú, cháu - bác, hay nên giống các anh chị trẻ tuổi xưng em - anh? Nếu là ở Sài Gòn, chuyện "có vẻ tế nhị" như thế này sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
   Trước mắt, Linh đã chào "chú" Thắng - GĐ Nhân sự của Ex. là anh như mentor của mình - chị Lý. :D
Trong một lần trả lời comment trên post của chị Đặng Thanh Vân (lúc này mình đang làm trợ lý cho chị), sau khi xưng em - anh với 1 học viên, mình nhận ra "anh" ấy là cựu đàn anh cùng trường, nói đúng hơn là "đàn chú" :3 , mình nửa đùa, nửa thật gọi "chú" thì "chú" ấy cũng tếu tếu lại nói: Trợ lý chị Vân xưng hô thế này là không được, em phải đi học lại chị Vân đi.
  Vì sao người đi làm rồi lại muốn cân tuổi hết thành ngang ngang vai vế nhau vậy nhỉ? Quy tắc xưng hô phân cấp từ trước tới giờ trong xã hội Việt Nam là gì? Cách giáp - cách 1 bậc?
Ngày bé tí, Linh đi cùng bố mẹ ra ngoài mà gặp người lớn là sẽ phải đoán tuổi, đoán xưng hô để chào. Ừm, người này mặt già hơn bố một chút, chào là bác. Người này mẹ gọi là em, vậy thì ta chào là cô. Người này vừa già gấp mấy lần mẹ, mẹ lại xưng là tôi - bà, mình chào là cụ nhỉ? Ơ, không phải rồi, mẹ bảo chào là bác cơ. =(((( hầyy~
 🎁 Kinh nghiệm rút ra: Bạn hãy tự rút ra cho bản thân cái gọi là Lịch sự chuẩn mực trong xưng hô tại Đây nhé.
Sau khi mình chào anh Thắng, mình lại thấy mentor còn lại của mình - chị Lương - chào là "thầy" và xưng "em". :"((
Nhiều lúc chính gió cũng không biết nên xoay theo chiều nào.

 📩 Câu hỏi và Ngẫm: Bộ quy tắc ứng xử nội bộ/ Mục: Xưng hô?
Ex. Co. đã có chưa nhỉ? Các công ty, tổ chức khác có quy định về vấn đề này không và như thế nào?


   Chào hỏi công ty
   Ma mới mon men đến công ty nên chào hỏi như thế nào nhỉ? Trái cây? Bánh ngọt? Ừm, nhưng mình đâu rõ hiện tại công ty có bao người đâu, thế nào là ít là nhiều? Mà tự dưng vác mặt đến, mang đồ đến lại phiền giờ anh chị đang làm việc thì có vấn đề gì không? Mình đã quyết định để chuyện chào hỏi này lại sau hôm nay để hiểu hơn về văn hóa và không khí làm việc, giao tiếp tại Ex. Co.
   12h55 mình có mặt vì chị Lương nói 13h là giờ làm việc ca chiều. Gặp chị Lương ngay cửa công ty nên mình chào chị, được chị dẫn luôn lên tầng 5 để đợi chị Lý ăn trưa về. Màn chào hỏi chẳng khó khăn như mình nghĩ vì thực sự thì khi lên phòng chẳng phải chính thức chào hỏi ai cả. Phòng khá rộng, phân kín khu bàn cho các bộ phận. Người thì đeo tai nghe, gõ máy tính toành toạch, người cúi sát mắt vàn màn hình đọc tài liệu, người lại nằm xoài ra bàn ngủ trưa. Chị Lương  dẫn mình ra một bàn làm việc trống, giới thiệu mình với anh ở bàn kế bên, mình cũng chỉ cười và nói chào anh thôi.

🎁 Kinh nghiệm rút ra:
   Nên hỏi nhỏ anh chị mentor của mình về văn hóa chào hỏi của công ty trước khi đến cho đỡ bối rối và bỡ ngỡ.
   Nên đến sớm trước 15' để chỉnh trang lại trang phục. (Tất nhiên bạn phải dự tính thời gian ở nhà chuẩn bị tài liệu, lap top, thời gian quần áo, make-up, lấy xe, khóa cửa nhà, thời gian đi đường trước đó nữa rồi.)

 📩 Câu hỏi và Ngẫm: Công ty thông báo về sự có mặt của nhân viên mới như thế nào? Có phân loại sự chào đón cho các cấp bậc nhân viên - quản lý?
Vấn đề Truyền thông nông bộ?

   Nhận nhiệm vụ
   Chị Lương tuyên bố: Hôm nay em giúp chị soạn hồ sơ, văn bản hợp đồng nhé?
 Mặc dù bên ngoài biểu hiện của Linh vẫn rất bình tĩnh và đón nhận, nhưng mắt Linh tròn như mắt nai, đầu Linh quay loạn lên: OMG TT.TT Soạn thảo văn bản ư? Mình chưa tìm hiểu mấy cái quy cách soạn thảo hợp đồng các kiểu. Không biết chị có cho xem bản mẫu không nhỉ? Mình mà mần trên mạng mấy cái quy định này nọ thì chắc mất quá nửa tiếng là cái chắc. Mình còn gõ phím 4 ngón nữa chớ. Biết bao giờ mới xong. Ôi mất mặt quá!! Huhu~~
Hóa ra, công việc đầu tiên được giao là sắp xếp, lưu trữ lại hồ sơ nhân sự  trong mấy tháng gần đây. Hiuhiu~, trái tim bé nhỏ của tôi, tôi chán tôi quá đi mất.. =((
   Trước khi làm việc, chị Lý cho Linh xem file excel HR Information của Ex. Co. Nhân sự của công ty có hơn 100 người, có cả chi nhánh tại HCM. Xem riêng sheet Current Data thôi mà cũng thấy hoảng vì sự đồ sộ của nó. Nhìn chị Lương thao tác trên màn hình, chỉ dẫn các lệnh, lọc thông tin, Linh nghĩ ngay đến việc tối nay về phải mần lại tất cả các hàm, các lệnh trên Excel, không thì sau này chị bảo làm lại không rành. :<

   Linh được chị Lương chuyển xuống phòng Lễ tân ngồi xử lý đống giấy tờ lộn xộn đó. Lúc chị Lương chạy đi lo việc khác, có điện thoại gọi đến quầy Lễ tân, Linh khá bối rối, không dám nhấc lên nghe. Nhấc lên, người đầu dây bên kia hỏi những điều mình không biết, không nắm rõ thì sao? Cuối cùng lại vẫn phải bảo họ gọi lại sau hoặc cho thông tin để Ex. liên lạc lại. Thôi thì kệ cho nó kêu tiếp đi. =(((
May mà chị Lương lại xuất hiện, chị hỏi sao mình không nghe máy luôn? và chạy đến nhận điện. Linh chỉ biết cười trừ thôi. Chị Lương nghe xong lại chạy lo nốt việc. Linh ngồi làm thêm một lát lại có điện thoại =.=, đành nhấc lên nghe, vừa chào đầu dây: Công ty Ex. Co xin nghe! thì  một chị gái giọng Sài Gòn bên đó đã nhỏ nhẻ tuôn một tràng các thông tin mình chưa có trong đầu. Định thần lại, Linh giải thích là quản lý máy bên mình đi vắng. Linh xin SĐT, Tên Công ty, Cần liên lạc với ai, hẹn 10' sau có người liên lạc lại, sau đó cảm ơn, cụp máy. Vừa hay chị Lương quay lại, Linh chuyển note cho chị.
Linh sau đó được chị hướng dẫn cách nghe điện, lấy thông tin ra sao.
   Tên người gọi:.....
   Công ty:....
   SĐT:...
   Đang làm việc/ Cần liên hệ với ai, bộ phận nào, chi nhánh nào tại Ex. Co.:.....
   (Có thể cung cấp số máy lẻ của nhân sự đó nếu cần)
Vậy là khỏi sợ điện thoại kêu rồi :3
À, tự dưng nhớ ra KH của công ty cũng có người nước ngoài. Phải chuẩn bị một kịch bản nhận điện trước thôi. Xem tại Đây.

🎁 Kinh nghiệm rút ra:
   Trước khi đi làm, nên nắm thạo các kỹ năng tin học văn phòng, các quy định soạn thảo văn bản điển hình. Luyện tập thường xuyên để nhớ.
   Sẽ hơi bị "khớp" khi được cung cấp quá nhiều thông tin. Nhưng đừng lo lắng, mentor của bạn luôn hiểu bạn sẽ không thể nhớ rành được ngay lúc đầu tiên. Chắc chắn anh ấy/ chị ấy sẽ hướng dẫn lại cho bạn kỹ lưỡng hơn vào dịp khác. Nhưng cũng đừng lơ mơ khi nhận thông tin, hãy lọc các tiêu điểm chính để nhớ và hiểu.
   Luôn chuẩn bị tinh thần cho các tình huống bất ngờ nhất. Có thể Linh sẽ "được điểm" nếu chủ động nhận điện ngay từ cuộc đầu tiên.
   Luôn mang quyển sổ note nhỏ và bút theo khi làm việc vì bạn có thể cần ghi chú nhanh gì đó.

Còn tiếp... Theo dõi tại Đây!
 
-KHL❤-